Le cahier des charges d’un site web. Un document de référence indispensable

Avant de vous lancer dans la refonte ou la création de votre site web, il est indispensable de documenter précisément votre besoin, vos attentes, vos spécificités. Cela se traduira donc par la rédaction d’un cahier des charges précis. On trouve dans ce cahier des charges au format PDF à télécharger un modèle complet et un exemple type avec les grands paragraphes suivants :

 

Données générales

• Fiche signalétique du donneur d’ordres
• Objectifs et enjeux de la refonte du site et du projet web
• Parties prenantes

Données d’environnement

• Périmètre du projet
• Environnement graphique (charte graphique et identité visuelle avec la variation digitale si existante)
• Environnement informatique et technique avec les contraintes liées

Description précise du besoin

• Description fonctionnelle
• Description technique
• Information fournie pour guider la réponse (pré-zoning, points d’attention…)
• Des exemples d’inspirations peuvent aussi être communiqués : sites qu’on aime ou qu’au contraire, on déteste. Un moodboard peut être utile à ce stade.
• Prestation attendue en refonte puis en maintenance de site

Processus de la réponse et livrables

• Modalités de sélection du prestataire (voir notre article plus détaillé sur le sujet)
• Attendus et livrables de la réponse : réponse technique, organisationnelle et méthodologique. Création ou non de maquettes, zoning, de démos, etc… (cf plus bas)
• Planning envisagé
• Ressources allouées avec CV si possible (ne pas négliger la partie technique, source bien souvent de retard et non qualité notamment en intégration)

 

Vous voulez vous faire vous-même une idée de la taille de votre projet ? Notre calculateur est là pour çà

Vous avez une bonne idée de votre projet, maîtrisez les différentes phases, calculez directement votre enveloppe budgétaire. En saisissant le nombre de jours homme par phase, vous déterminerez une fourchette d’investissement avant même de consulter une agence !

 

 

 

Combien faut-il prévoir de temps pour rédiger un modèle cahier des charges ?

Ne sous-estimez pas le temps nécessaire. Rédiger un cahier des charges demande du temps et surtout beaucoup de « jus de cerveau ». Vous aurez à rencontrer toutes les parties prenantes dans l’entreprise, réaliser des interviews. Même en utilisant notre gabarit qu’on vous incite à télécharger, il vous compter au minimum 15 jours (de rédaction, de maturation et de relecture) pour avoir un cahier des charges de bonne qualité. Notre expérience montre qu’une durée d’un à deux mois est plus réaliste.

 

Combien de temps faut-il laisser aux agences et prestataires pour répondre ?

Pour obtenir une réponse sérieux, laissez a minima une durée de 15 jours, 20 jours est plus confortable pour tout le monde. Il est important de prévoir une session de question-réponse au milieu du processus. Votre calendrier est donc le suivant

 

J : Cahier des charges final

J+7 : Liste des agences et prestataires pré-retenus finalisée

J+10 : Envoi du cahier des charges

J+20 : Session de question / réponse

J+25 : Validation auprès des prestataires pré-sélectionnés qu’une répons sera bien envoyée *

J+30 : Réception des offres

 

 * Pour différentes raisons (internes ou externes), une agence au dernier moment peut décider de ne pas candidater  Il serait dommage que tout votre processus de consultation soit remis en cause par manque de réponses.

 

Que joindre à son template de cahier des charges ?

Au delà, du cahier des charges et pour accélérer le processus général, il est pertinent de joindre :

• Votre contrat type si vous en avez un
• Une grille tarifaire prête à être remplie, voire un gabarit Excel de réponse (cela vous aidera à comparer les réponses par lot)
• Une charte graphique avec idéalement sa déclinaison digitale

De façon plus administrative, vous devez aussi adjoindre

• Les livrables attendus dans le cadre de la consultation
• La grille d’évaluation et les critères de notation précis et pondérés
• Les procédures de question réponse et leur communication aux autres participants
• Les éléments juridiques attendus (pré-étude d’un contrat cadre par exemple)
• La rémunération ou non de la consultation (un dédommagement de quelques JH motivera grandement vos soumissionnaires)
• Un calendrier précis de remise des éléments et de votre réponse avec une date et une heure pour la remise des éléments

Pour ne pas être exposé à des réclamations, voire à une annulation complète de votre appel d’offre, il est important de suivre cette procédure. Il est à noter que l’approche souvent utilisée dans les appels d’offres publics est valable aussi, par précaution, pour le secteur privé.

 

Pouvez-vous m’aider pour la rédaction de mon cahier des charges ?

Absolument ! Nous maîtrisons bien le processus, les étapes et les bonnes questions à poser. Notre aide à la rédaction passe par 4 à 6 interviews des décisionnaires clefs (IT, Marketing, Ventes, Digital, Direction Générale…), une investigation technique approfondie, un mini-benchmark de la concurrence, un moodboard visuel et graphique, un inventaire des assets digitaux disponibles et au final un cahier des charges détaillé de 12 à 15 pages. Le forfait pour cette prestation est de 6,900 €  HT (consultez notre grille tarifaire pour plus de précisions sur d’autres prestations) et n’hésitez pas à nous contacter.

 

Voici notre prestation type

1. Identifier les acteurs à solliciter
2. Définir précisément les besoins et l’attendu
3. Rédiger le dossier de d’appel d’offres selon les bonnes pratiques en cours (pour éviter toute contestation ultérieure) et élaborer la grille d’analyse
4. Préparer et lancer la consultation après identification des acteurs

Au préalable, des ateliers de définition des besoins IT, juridiques, métiers, produits et reporting auront été menés.

 

Faut-il dédommager l’agence qui répond à votre appel d’offres ou consultation ?

C’est à vous de voir !

Sachez que répondre de façon professionnelle à une consultation de refonte de site web est un investissement de 10 à 15 JH (soit de 8,000 à 12,000 €) surtout si vous demandez des maquettes abouties. Tout a un coût. Une réponse complète de qualité se doit d’être garantie avec un certain dédommagement (2,500€ par piste créative de home par exemple) .

 

Téléchargez gratuitement un cahier des charges prêt à l’emploi (PDF de 4 pages)

Ce cahier des charges servira de base à votre processus d’appel d’offres. Vous pouvez télécharger ici un gabarit de cahier des charges de refonte de site web.

 

Ce cahier des charges a une coloration sur le secteur assurance car c’est la spécialisation de l’agence. Mais 95% des éléments contenus peuvent s’appliquer à d’autres secteurs.

 

En résumé, voici la méthodologie planning que nous suivons afin de livrer un site web prêt à l’emploi. Vous pouvez la télécharger librement :

 

Le plan de notre gabarit de exemple de cahier des charges PDF de création ou refonte de site web 

 

Et n’oubliez pas non plus de prévoir le budget de maintenance !

 

Pour toute autre demande, contactez-nous et pensez aussi à consulter notre grille tarifaire.