Template de cahier des charges de la refonte d’un site internet dans l’assurance

Le cahier des charges de refonte d’un site web. Un document de référence indispensable

Avant de vous lancer dans la refonte ou la création de votre site web assurance (ou de votre parcours devis, ou de votre espace client/adhérent) , il est indispensable de documenter précisément votre besoin, vos attentes, vos spécificités. Cela se traduira donc par la rédaction d’un cahier des charges précis. On trouve dans ce cahier des charges au format PDF à télécharger un modèle complet et un exemple type avec les grands paragraphes suivants :

Données générales

Fiche signalétique du donneur d’ordres
Objectifs et enjeux de la refonte du site et du projet web
Parties prenantes

Données d’environnement

Périmètre du projet
Environnement graphique (charte graphique et identité visuelle avec la variation digitale si existante)
Environnement informatique et technique avec les contraintes liées

Description précise du besoin

Description fonctionnelle notamment si parcours devis-souscription / adhésion
Description technique
Information fournie pour guider la réponse (pré-zoning, points d’attention…)
Des exemples d’inspirations peuvent aussi être communiqués : sites qu’on aime ou qu’au contraire, on déteste. Un moodboard peut être utile à ce stade.
Prestation attendue en refonte puis en maintenance de site

Processus de la réponse et livrables

Modalités de sélection du prestataire
Attendus et livrables de la réponse : réponse technique, organisationnelle et méthodologique. Création ou non de maquettes, zoning, de démos, etc… (cf plus bas)
Planning envisagé
Ressources allouées avec CV si possible (ne pas négliger la partie technique, source bien souvent de retard et non qualité notamment en intégration)

Téléchargez gratuitement un gabarit de cahier des charges prêt à l’emploi

Ce cahier des charges servira de base à votre processus d’appel d’offres. Vous pouvez télécharger ci-dessous un gabarit de cahier des charges de refonte de site web.

Et notre méthodologie de refonte de site assurance que nous avons suivie sur plus de 50 créations et refontes de sites et mini-sites (téléchargement PDF direct – pas de formulaire)

Quelle charge de travail pour rédiger un cahier des charges ?

Ne sous-estimez pas le temps nécessaire. Rédiger un cahier des charges demande du temps et surtout beaucoup de « jus de cerveau ». Vous aurez à rencontrer toutes les parties prenantes dans l’entreprise, réaliser des interviews. Même en utilisant notre gabarit qu’on vous incite à télécharger, il vous compter au minimum 15 jours (de rédaction, de maturation et de relecture) pour avoir un cahier des charges de bonne qualité. Notre expérience montre qu’une durée d’un à deux mois est plus réaliste.

Combien de temps faut-il laisser aux agences et prestataires pour répondre ?

Pour obtenir une réponse sérieux, laissez a minima une durée de 15 jours, 20 jours est plus confortable pour tout le monde. Il est important de prévoir une session de question-réponse au milieu du processus. Votre calendrier est donc le suivant

J : Cahier des charges final

J+7 : Liste des agences et prestataires pré-retenus finalisée

J+10 : Envoi du cahier des charges

J+20 : Session de question / réponse

J+25 : Validation auprès des prestataires pré-sélectionnés qu’une réponse sera bien envoyée *

J+30 : Réception des offres

* Pour différentes raisons (internes ou externes), une agence au dernier moment peut décider de ne pas candidater Il serait dommage que tout votre processus de consultation soit remis en cause par manque de réponses.

Que joindre à son template de cahier des charges ?

Au delà, du cahier des charges et pour accélérer le processus général, il est pertinent de joindre :

Votre contrat type si vous en avez un
Une grille tarifaire prête à être remplie, voire un gabarit Excel de réponse (cela vous aidera à comparer les réponses par lot)
Une charte graphique avec idéalement sa déclinaison digitale

De façon plus administrative, vous devez aussi adjoindre

Les livrables attendus dans le cadre de la consultation
La grille d’évaluation et les critères de notation précis et pondérés
Les procédures de question réponse et leur communication aux autres participants
Les éléments juridiques attendus (pré-étude d’un contrat cadre par exemple)
La rémunération ou non de la consultation (un dédommagement de quelques JH motivera grandement vos soumissionnaires)
Un calendrier précis de remise des éléments et de votre réponse avec une date et une heure pour la remise des éléments

Pour ne pas être exposé à des réclamations, voire à une annulation complète de votre appel d’offre, il est important de suivre cette procédure. Il est à noter que l’approche souvent utilisée dans les appels d’offres publics est valable aussi, par précaution, pour le secteur privé.

Pouvez-vous m’aider pour la rédaction de mon cahier des charges et définir le périmètre de mon projet ?

Absolument ! Nous avons des prestations amont en audit de site existant puis en AMOA de refonte de site.

Faut-il dédommager l’agence qui répond à votre appel d’offres ou consultation ?

C’est à vous de voir !

Sachez que répondre de façon professionnelle à une consultation de refonte de site web est un investissement de 10 à 15 JH (soit de 8,000 à 12,000 €) surtout si vous demandez des maquettes abouties. Tout a un coût. Une réponse complète de qualité se doit d’être garantie avec un certain dédommagement (2,500€ par piste créative de home par exemple) .