Système de signature électronique de devis

Le principe

 

À partir de maintenant, vous pourrez signer et valider les devis en quelques clics.

À réception d’un nouveau devis, vous recevrez un email avec un lien à cliquer. Le PDF du devis s’affichera alors dans votre navigateur. Vous pourrez alors le relire, l’imprimer, le dater et le signer (ou le refuser).

Pour la signature, vous êtes libre d’utiliser votre signature ou une signature « normalisée » proposée par DocuSign. Nous recommandons cette 2ème solution qui vous garantit que votre signature réelle ne circule pas sur Internet (une signature normalisée a une valeur juridique un peu plus faible mais elle est combinée à votre adresse IP lors de son choix créant ainsi une « empreinte » authentifiée).

Après e-signature, vous recevez un email avec en pièce jointe le PDF contre-« e-signé ». Vous n’avez plus qu’à l’imprimer et à l’archiver de façon traditionnelle (ou à la transmettre à vos services habituels, achat, juridique…). Vous pouvez également, sans que cela soit obligatoire, créer un compte DocuSign qui centralisera tous les documents échangés et preuves de validation.

Les avantages

 

  • Gain de temps

    Plus besoin d’imprimer puis de rechercher un fax disponible. En 30 secondes, vous relisez puis validez un devis.

  • Meilleure traçabilité

    Tous les devis émis et signés sont centralisés dans votre compte Docusign. Plus facile pour les retrouver plusieurs mois après.

  • Signer avec votre mobile

    Depuis le navigateur de votre iPhone ou mobile Android, vous pouvez signer le devis comme vous le feriez avec un PC. Une application iPhone dédiée existe également.

  • Respect de l’environnement

    Une solution purement électronique évite les impressions, copies et coût de stockage physique.

Questions / Réponses

 

    • Le service est-il fiable ?
      DocuSign est l’un des services leaders aux Etats-Unis, utilisé notamment par Xerox, Continental Airlines, Yamaha, Realtor (1 million d’agences immobilieres), etc. La signature électronique existe depuis 20 ans et est utilisée de plus en plus par les différentes administrations et grands comptes.

 

    • Le service est-il payant ?
      Eficiens prend en charge tous les frais liés au service qui reste donc pour vous intégralement gratuit.

 

    • Puis je continuer à fonctionner comme avant ?
      Bien sûr. Quand vous recevez l’email DocuSign, il vous suffit d’imprimer le PDF et de retrouver votre fax.

 

    • J’ai reçu l’email avec le devis à e-signer mais c’est mon manager qui signe. Que faire ?
      Simplement répondre à l’email en indiquant son nom et email. En revanche, ne faites pas un « forward email » car vos noms et signature associés sont liés au document PDF Docusign.

 

    • Y’a-t-il un risque de piratage, utilisation frauduleuse de mes identifiants ?
      Comme tout service de Cloud Computing, le risque zéro n’existe pas. En cas de contestation, Eficiens s’engage à annuler sans discuter tout devis ou pièce dont vous auriez un doute sur la validité.

 

Une autre question ?