Vie digitale
23 février 2021
7minutes

La signature électronique dans l'assurance - Comparatif et solutions

Favorisant la dématérialisation des services, la e-signature présente une multitude d’avantages. L’assurance, secteur régi par la dimension contractuelle, est directement concernée. Dans cet article, découvrez son fonctionnement, les solutions existantes et un comparatif des différents types de signatures en ligne.

 

C’est quoi la signature électronique ?

 

La définition de la signature électronique

 

La signature électronique permet d’authentifier ou d’approuver de manière officielle des documents au format numérique. À ce titre, la e-signature engage les parties au même titre qu’une signature traditionnelle. Elle a une valeur légale à part entière et peut donc servir de preuve en cas de litige. Attention toutefois, seul le format numérique sera valable. En effet, la signature numérique perd sa valeur juridique dès lors que le document est imprimé, car ce dernier est aisément falsifiable.

Concrètement, la signature électronique est différente de celle que vous connaissez habituellement. Elle est composée d’une suite de chiffres (que l’on appelle empreinte), associés au document signé et au signataire. C’est cette suite de chiffres qui permettra d’identifier le signataire à travers un système de vérification précis.
Par ailleurs, sachez que la signature numérique peut s’appliquer à tous types de fichiers ; comme des Word, des PDF, des Jpeg ou encore des XML.

signature electronique et assurance

Afin de faciliter la gestion des documents, la signature électronique s’accompagne généralement d’un système de coffre-fort numérique. Il s’agit de partager, diffuser et archiver les différents contrats signés entre l’assurance et ses assurés.

Les règles applicables à la signature numérique

 

De par la force juridique de signature électrique, des règles strictes s’appliquent à son fonctionnement. C’est notamment le cas de la réglementation européenne eIDAS. À travers la mise en place de ce règlement, la e-signature doit répondre à deux questions primordiales : Qui signe ? Et quand ? Afin d’y répondre, plusieurs règles doivent être respectées :

  • Authentique : la signature électronique doit permettre d’identifier le signataire de manière sûre ;
  • Unilatérale : elle doit être liée au signataire dans un seul sens ;
  • Contrôlée : la e-signature est créée sous le contrôle exclusif du signataire ;
  • Infalsifiable : toute modification ultérieure doit être détectable.
  • Datée : pour être valide, le document doit être daté. Les entreprises doivent donc utiliser un outil d’horodatage électronique. Celui-ci garantit l’existence du fichier à la date indiquée, ainsi que son authenticité.

Pour répondre à ces exigences, il est nécessaire d’utiliser un certificat numérique personnel et une clé de certification délivrée par une autorité publique.

Dès lors que ces standards sont respectés, le règlement eiDAS octroie une valeur légale aux signatures numériques. Et ce, sur tout le territoire européen.

 

signature electronique reglement eidas

 

Pourquoi la signature électronique dans l’assurance ?

 

À l’heure de la digitalisation, la signature numérique s’impose comme un outil absolument incontournable. Aujourd’hui, la plupart des documents sont dématérialisés. Dans ce contexte, le procédé de contractualisation sous forme écrite semble obsolète. Grâce à la signature électronique, le parcours contractuel devient 100 % digital.

Profitant de cette simplification, les compagnies d’assurance se sont emparées du phénomène et l’ont rapidement intégré pour la souscription de leur contrat. Cela leur a permis d’en retirer plusieurs bénéfices :

  • Une réduction des coûts administratifs : en effet, il n’est désormais plus nécessaire d’imprimer les documents ou de les stocker. En réduisant le système d’archivage papier, les gains sont multiples. Cela concerne aussi bien le stockage, l’impression ou encore l’espace.
  • Une facilité de gestion : dans le même esprit, les entreprises n’ont plus à réfléchir à l’organisation de la gestion des documents, puisque tout est numérisé.
  • Un gain de temps : imprimer des documents puis les scanner peut parfois prendre un temps considérable. D’autant plus s’il faut parapher plusieurs éléments. Avec la signature électronique, quelques clics suffisent pour approuver et authentifier un fichier.
  • Une sécurité accrue : grâce à l’application du règlement eIDAS, les signatures en ligne sont extrêmement sécurisées. C’est une aubaine pour les assureurs qui garantissent ainsi à leurs clients la sécurité de leur contrat.
  • Une adaptation à de multiples contrats : tous les contrats peuvent utiliser la e-signature. Dans le monde de l’assurance, il peut s’agir des contrats d’habitation, des assurances professionnelles, des assurances voiture, etc.
  • Un fonctionnement écologique : en diminuant l’impression de papier, la signature électronique permet aux compagnies d’assurance d’agir sur l’environnement à leur échelle.

 

Comment fonctionne la e-signature  ?

 

Pour l’entreprise ?

 

Pour les assurances (ou toute autre entreprise), le choix de la signature électronique facilite la contractualisation. Dès lors que les assureurs ont choisi une solution de certification électronique, ils ont la possibilité d’opter pour une signature à distance, en face à face et même de l’intégrer dans leurs applications à travers les API. Cela permet ainsi de personnaliser le processus en utilisant leur interface.

Lorsque le cocontractant a signé, les compagnies peuvent alors conserver les documents au sein de leur coffre-fort numérique.

 

 

process esignature assurance

 

Pour le signataire ?

 

Au moment de signer, le cocontractant reçoit un lien par email. C’est l’interface permettant de valider le document. Le signataire doit alors cocher une case pour apporter son consentement. Dès lors, il peut procéder à la signature. Pour valider l’authentification, il recevra un code sms. C’est l’étape indispensable pour authentifier l’identité des parties.

 

Quelles sont les solutions de signature en ligne ?

 

Il existe plusieurs solutions permettant la signature électronique. Toutefois, avant de choisir parmi les différents outils, il est primordial de s’assurer que ces derniers respectent le règlement eIDAS, et qu’ils intègrent un système horodatage qualifié.

 

Voici quelques-unes des solutions proposées pour intégrer la signature numérique dans son parcours de contractualisation :

  • Yousign : ce logiciel de signature électronique est reconnu au niveau européen. Yousign propose des forfaits entre 550 et 650 € mensuels. Ces derniers permettent de signer 10 000 documents par an. Et surtout, c’est à la fois un logiciel de e-signature et une autorité de certification. Les assurances n’auront donc pas à recourir à un tiers pour valider la signature.
  • Sell and sign : cette solution marseillaise est utilisée dans plusieurs hypothèses : le document PDF est prêt à la signature, la création d’un parcours de contractualisation personnalisé ou encore la génération automatique de PDF. Mais surtout, Sell and Sign est partenaire de DOCAPOSTE comme autorité de certification.
  • Cegedim : cette entreprise spécialisée dans la gestion de flux numérique propose son logiciel de signatures électroniques certifiées. Outre les e-signatures, Cegedim propose aussi des solutions pour acteurs de l’assurance, de la protection sociale, les mutuelles et instituts de prévoyance.
  • Universign : il est possible d’utiliser cette solution en ligne mais également en présentiel. Cela peut être utile dès lors que les assureurs sont face à leurs clients. Là encore, le logiciel est accessible à travers tous types de supports.
  • Docusign : ce logiciel américain est utilisé dans le monde entier par plus de 200 millions de personnes. En plus de l’envoi et de la signature, Docusign permet également de stocker les fichiers et d’utiliser les API intégrées.
  • Signaturit : outre sa conformité  au Règlement européen eIDAS, cette solution est aussi conforme à l’ESIGN Act (utilisé aux États-Unis). Grâce à ce logiciel, il est possible d’ajouter plusieurs personnes au processus de contractualisation, d’automatiser les contrats récurrents ou encore d’envoyer des rappels en cas de retards de signature.

 

signature electronique outils assurance

 

Comparatif des signatures électroniques

 

Le règlement européen définit un type de signature valable. En conséquence, cela permet d’établir une hiérarchie entre les différentes signatures :

  • Signature électronique simple : ici, le niveau de sécurité est minimal. En effet, une simple numérisation de la signature ou un scan suffisent. Dans ce cas, la valeur juridique d’un tel document est faible.
  • Signature électronique avancée : l’objectif est alors de garantir l’identification du signataire et l’intégrité du document. Pour cela, un certificat numérique personnel et une autorité de certification doivent être utilisés.
  • Signature électronique certifiée : utilisée dans 99 % des cas, cette signature est encore plus sécurisée. D’une part, seules les autorités certifiées ISO 15408 peuvent délivrer le certificat. D’autre part, l’identité du signataire est vérifiée par mobile (SMS) ou sur justificatif (document d’identité).
  • Signature électronique qualifiée : dans ce cadre, l’identité du signataire doit être vérifiée en face à face. Il s’agit surtout des actes notariés.

 

Pour les assureurs, l’utilisation de ces différents types de signatures dépend en réalité du contrat souscrit. En effet, dans le cadre d’un contrat santé ou habitation, il est peu probable que le souscripteur conteste sa signature en cas de sinistre. Une signature électronique avancée semble alors suffisante. En revanche, dans le cadre d’une épargne qui implique un risque plus élevé, la signature électronique certifiée devient nécessaire.

 

Eficiens accompagne les assurances dans la mise en place du processus de signature électronique 

 

Vous souhaitez intégrer la signature électronique dans vos processus de contractualisation ? Faites appel à Eficiens. D’une part, nous vous aidons à choisir la solution qui correspond à vos besoins. D’autre part, nous vous assistons pour implémenter de nouvelles habitudes au sein de votre organisation.

 

 

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