Sommaire

1/ Trello, le contexte d’utilisation

2/ Un exemple, la production d’un mini-site

3/ Nos conseils et astuces dans l’utilisation Trello

4/ Calculez votre budget Trello et celui de prestations web chez Eficiens

5/ Les (quelques) inconvénients Trello

6/ Mise à jour mai 2018 – Annonce d’une nouvelle interface

Trello, le contexte d’utilisation

Tout d’abord, cet article est une utilisation en réel sur des projets de 5 jours à 3 mois. Il ne s’agit pas d’une évaluation exhaustive mais comment nous l’utilisons en agence. Donc un véritable « Avis Trello » de première main ! Chez Eficiens, Trello en 2 ans a été un véritable booster de productivité. On peut estimer le gain en productivité sur un projet de 15 à 20%.

Pourtant, le cadre d’utilisation est assez traditionnel : suivre la mise en place de projets digitaux. Cela consiste à organiser les étapes dans la chaîne de production, à faire de la gestion de projets . C’est par exemple la production de sites web, de bannières, de landing pages, d’emailing, de système de marketing automation. Bref ! Tout ce qui va constituer la vie d’une agence.

Initialement, l’utilisateur central de l’outil est le Chef de Projets. Il l’utilise donc comme une tour de contrôle lui permettant de distribuer les tâches aux différents intervenants.

Un exemple : la production d’un mini-site

La production d’un minisite repose sur une méthodologie précise (voir par exemple cet article pour en savoir plus). Découvrez par exemple les 9 étapes indispensables à la création d’un mini-site de communication avec une gestion de projets rigoureuse.

Nos conseils et astuces dans l’utilisation Trello

Il est temps de passer à notre avis Trello.

1️⃣ Premier conseil : utilisez Trello car cela vous aidera à penser votre projet. Trello, c’est de la technique et de psychologie. Car, psychologiquement vous « verrez votre projet avancer ».  Cela contribue donc à booster la motivation des utilisateurs. Et, même si cela semble un détail, le fait de déplacer les cartes d’une colonne à l’autre constitue des micro-gratifications qui sont autant de booster d’estime. Un atout précieux quand le projets devient tendu et le client impatient.

2️⃣ Deuxième conseil : les cartes, appelées aussi Trello Board obligent à découper tâche par tâche. Ainsi, cela permet de prioriser les actions, d’en attribuer la responsabilité à un propriétaire. Tout en gardant la vision d’ensemble. Idem, les cartes power-up permettant d’automatiser le lancement de certaines tâches (à certaines heures notamment) sont hyper puissantes.

3️⃣ Troisième conseil : utilisez la fonction date limite des cartes trello afin de fixer leur date de livraison. Il est possible également de définir la date de début de la tâche et de paramétrer la fréquence et l’envoi de rappel pour les utilisateurs membres de la carte.

4️⃣ Quatrième avantage : la connexion de Trello à Slack est simple, voire indispensable si vous utilisez cet outil de messagerie instantané. Ainsi un Manager pourra par exemple suivre « de loin » un projet sans recevoir toutes les notifications Trello mais uniquement les plus importantes. Ainsi, on peut définir les types d’actions que remontent ou non dans Slack

4️⃣ Cinquième avantage : nous recommandons de partager cet outil de gestion avec  le client. Ainsi, il « voit » que cela avance. Et c’est très rassurant. Au delà, cela participe à l’éducation digitale du client (ou de toute personne  béotienne sur les projet digitaux). Trop souvent le nombre de tâches et leur complexité sont masqués. Avec Trello,  ils en prennent conscience.

6️⃣ Sixième avantage : penser à intégrer des sous-traitants, des co-traitants. L’utilisation va constituer une sorte de framework, de socle commun, de modèle de travail.

7️⃣ Septième avantage (et non le moindre) : Trello est gratuit. Certes, il existe une version payante pour des utilisations avancée. Mais dans l’immense majorité des cas, la version gratuite suffira.

8️⃣ Huitième avantage : la gestion hors ligne, est rapide, et très robuste (très rarement de bugs). Il y a naturellement une Trello App dans les principaux environnements iOS et Android.

Calculez votre budget Trello et celui de prestations web chez Eficiens

En quelques clics, faites vous une idée du budget de licences que vous aurez à allouer à Trello.

Et via notre simulateur, plus généralement, quel est le budget pour différentes prestations digitales notamment en création et refonte de site où Trello est particulièrement utilisé.

Les (quelques) inconvénients Trello

Comme tout outil, il a aussi ses inconvénients :

Premier inconvénient : l’outil de gestion est faible en macro-projets . Pas de gestion de ressources. Pas de suivi de temps, et une gestion d’équipe pas vraiment au top.

Deuxième inconvénient : un certain manque flexibilité avec notamment une seule vue. A ce titre, je vous conseille l’excellent article sur Zenkit, alternative pertinente,  publié dans OutilsNum pour comprendre comment étendre les potentialités de Trello. Il y a également une review de Zenkit autre alternative possible dans le Blog du Modérateur

Au final , tous ces avantages compensent aisément ces quelques inconvénients. Notre « avis » est donc très positif. Kevin Rajch, chef de projets, promoteur de cet outil à l’agence et expert en la matière en est un fervent supporter. Il est par ailleurs co-auteur de cet article. N’hésitez pas à le solliciter.

Les concurrents de Trello

Trello a de nombreux concurrents en fonction de l’usage qu’on en fait. Pour du debugging et ticketing, on peut citer Redmine, Jira et Mantis.

Mise à jour Mai 2018 – annonce d’une nouvelle interface

ET POUR FINIR LA VIDEO DE FRANCIS MAHUT, PATRON DE L’AGENCE DIGITALE EFICIENS

Trello est un outil indispensable, une vraie tour de contrôle sur vos projets. Ce dispositif, le dirigeant d’Eficiens vous le fait découvrir en video et en article. Car depuis 5 ans, ses équipes ont pu l’utiliser et ont pu estimer un gain de productivité conséquent.

Vidéo verticale sous-titrée – Clic sur les flèches ou le carré pour plein écran – Video de 57”