L'ATS, le cœur de votre système de recrutement | Tout savoir sur l'Applicant Tracking System plus un focus spécial assurance

Dans une étude de début 2020, Markess estimait la croissance du marché des solutions RH à 3,4 milliards d’euros pour 2021. Néanmoins, ce chiffre pourrait cependant évoluer – à la hausse ou à la baisse selon l’impact de la pandémie de covid-19. La tendance est aux solutions spécialisées : on préférera souvent une plus petite solution focalisée sur un besoin spécifique qu’un logiciel RH plus global. Technologies Cloud et Saas gagnent des parts de marché par rapport aux logiciels : 16% du marché pour les licences contre 31% pour les solutions Cloud et SAAS.

1. Qu’est-ce qu’un ATS ?

Un Applicant Tracking System (ATS), logiciel de gestion des candidatures ou logiciel de recrutement en français, est un logiciel qui gère le process de recrutement de l’annonce au onboarding du candidat choisi. Il peut faire partie d’un logiciel plus large (Oracle, SAP …), traitant d’autres type de processus RH, ou être un logiciel uniquement dédié au recrutement (Taleez, Eolia …)

Il permet de :

• Diffuser des annonces sur plusieurs sites simultanément
• Fournir un site carrière attrayant à l’entreprise
• Récolter les CV sur les différents canaux et les centraliser
• Récolter des candidatures spontanées
• Traiter et gérer les candidatures
• Créer une cvthèque
• Communiquer avec le candidat de manière efficace et assurer un suivi
• Travailler en collaboration avec d’autres recruteurs ou les opérationnels

En 2017, une étude de l’APEC sur les progiciels de recrutement révélait que 27% des entreprises étaient équipées d’un logiciel de recrutement, 37% pour les entreprises du secteur Banque – Assurance. En 2019, une enquête RegionsJob estimait que ce chiffre s’élevait à 46% tout secteur confondu.

Cependant, en 2021 il est fort probable que ce chiffre soit largement supérieur. Considérant que selon une étude du cabinet Markess by Exaegis, en 2020, 70% des décideurs RH voyaient l’optimisation des processus de gestion des candidatures comme un enjeu majeur de l’année. Cette tendance s’accentue aussi avec la généralisation du télétravail suite à la crise du covid et les problématiques de collaboration à distance qui en découlent.

2. En quoi l’ATS peut-il vous aider dans votre gestion du recrutement  ?

Au-delà de l’utilité « traditionnelle » des ATS, à savoir la diffusion des annonces, le recueil des candidatures, les ATS permettent de répondre à plusieurs obligations / défis liés au recrutement :

• Garantir le respect de la réglementation RGPD ;
• Améliorer la marque employeur avec une meilleure expérience candidat : possibilité d’envoyer des réponses personnalisées aux candidats plus rapidement ;
• Mise en place d’un site carrière personnalisé ;
• Simplifier l’acte de candidature pour éviter que les candidats n’abandonnent en cours de process ;
• Multiplier les canaux de sourcing et libérer du temps pour l’approche directe pour les profils pénuriques ;
• Conserver au même endroit les candidatures provenant de tous les sites d’emploi mais également les profils des candidats sourcés sur différentes platefomes : certains ATS proposent une extension Chrome pour enregistrer directement les profils sourcés sur LinkedIn par exemple ;
• Garantir une traçabilité en cas de litiges avec des candidats ;
• Permettre d’établir des statistiques pour améliorer le process ;
• Faciliter les process de recrutement à distance : entretiens vidéos différés, live interview …

3. Les différents types d’acteurs sur le marché

On distingue plusieurs types d’acteurs qui fournissent un ATS :

• Les grands acteurs internationaux qui ont une suite RH plus globale (Taleo / Oracle, IBM/Kenexa, SAP/Successfactor, Workday …)
• De grands acteurs internationaux dédiés au recrutement : Smart Recruiters, Jobvite …
• Des starts-ups françaises : Beetween, Eolia, DigitalRecruiters, Welcome To the Jungle …

4. Combien coûte un ATS ? Quel budget pour un ATS ?

Selon une étude de ONGIG (logiciel canadien qui s’associe à différents ATS pour améliorer les offres d’emploi et attirer plus de candidats), les prix des ATS vont de 3000 dollars / an pour les entreprises de moins de 10 salariés à 140 000 dollars / an pour les entreprises de plus de 5 000 salariés.

Ainsi, les contrats sont d’une durée d’un an, ceux de 3 ans sont de plus en plus rares. Les frais d’installation sont réduits pour la plupart avec le mode SAAS. Globalement le modèle le plus répandu est un paiement au nombre d’utilisateurs / mois, mais il existe des modèles différents avec des paiements au nombre de CVs par exemple.

5. Revue du marché

Les leaders internationaux 

ONGIG réalise chaque année une étude sur les parts de marchés des différents ATS. Voici leur classement des 18 ATS les plus utilisés (étude faite sur 1063 entreprises faisant parties de leur base de données). Ce classement se focalise sur des entreprises nord-américaines, il exclut donc les starts-ups françaises, cependant il permet d’avoir une bonne vision des « grands » du marché.

Notre sélection assurance

Face à la multitude des acteurs sur le marché (216 référencés sur le site Getapp), 80 dans cette enquête réalisée par l’école du recrutement. Nous avons sélectionné 15 ATS pour le secteur assurance / mutuelle.

Nos critères : des outils reconnus sur le marché, en français, avec des références dans le secteur si possible !

6. ATS vs CRM, un duo complémentaire

Certaines solutions proposées ci-dessus contiennent les 2 solutions ; elles sont en effet complémentaires.

En effet, si l’ATS permet de gérer les candidatures et l’après candidature, le CRM permet d’attirer les candidats, grâce aux outils marketing : « Inbound Recruiting ». le CRM est plus généralement utilisé dans une optique commerciale, mais de plus en plus de CRM intègrent la dimension recrutement. Ses plus-values par rapport aux ATS :

• Une base de données performante et facile à utiliser avec les métadonnées
• Possibilité de mesurer la motivation des candidats : nombre de visites sur le site de l’entreprise, consultation ou non des mails …
• Démarche proactive de sourcing permanent et animation des profils ciblés même en dehors des périodes de recrutement – intérêt particulier pour les profils pénuriques

7. La mise en œuvre d’un ATS sous WordPress, l’exemple Eolia et Mutuelle Bleue

Dans le cadre de la refonte du site Mutuelle bleue sous WordPress, les équipes Eficiens ont réalisé la partie « Nous rejoindre » du site Mutuelle bleue.

Les équipes de Mutuelle bleue utilisant l’ATS Eolia, nous avons expérimenté le branchement du plugin fourni par l’ATS sur le site réalisé sous WordPress. Celui-ci permet de récupérer les offres d’emplois posté sur l’ATS et de les afficher sur le site :

Le plugin récupère les offres d’emplois postés chez Eolia et permet d’y répondre dans un formulaire intégré au site Mutuelle bleue :

Les champs sont personnalisables ; une fois remplis, les données sont intégrées à l’ATS pour y être traitées par les recruteurs. Un deuxième formulaire fonctionnant sur le même principe permet aux candidats d’envoyer une candidature spontanée.

Ainsi, il est tout à fait possible de bénéficier des avantages d’un ATS tout en conservant son site carrière sous WordPress.